Gönderen: YoneticiHane - 04 Ekim 2018, Perşembe - 16:46
1- Okul Aile Birli?i Genel Kurul toplantılarının Ekim ayı sonuna kadar yapılması gerekirken bazı okullarda Kasım ve Aralık ayında yaptı?ı görülmü?tür.
2- Genel Kurul Toplantı Dosyasında;
?? Toplantı gündem yazısı,
?? Veli duyuru pusulası,
?? Genel Kurul toplantı tutana?ı,
?? Veli imza sirküleri,
?? Gelir-Gider Bilançosu,
?? Denetleme Kurulu nihai raporu,
?? Tahmini bütçe görülmemi?tir.
3- Genel Kurul Toplantı Tutana?ında;
?? Divan Ba?kanı ve Katip üyenin seçilmedi?i,
?? Yönetim Kurulu ve Denetim Kuruluna seçilen velilerin aldı?ı oyların yazılmadı?ı,
?? Denetleme Kurulu nihai raporu ve Okul Aile Birli?inin kendi dönemine ait gelir gider hesap bilançosunun ibra edilmedi?i,
?? Tahmini Bütçenin hazırlanmadı?ı,
?? Okul ihtiyaçları için Yönetim Kurulunun yetkilendirilmedi?i,
?? Genel kurul toplantılarının yeri, zamanı ve gündemi en az on be? gün önceden üyelere bildirilmesi gerekirken toplantı tarihine yakın tarihlerde bildirildi?i,
?? Genel Kurul toplantısında Denetleme Kuruluna velilerden 2 asil ve 2 yedek üye seçildi?i,
?? Genel Kurul Toplantı tutana?ında Denetleme Kuruluna ??retmenler Kurulundan seçilen 2 asil ve 2 yedek ö?retmen üyelerin isimlerinin yazıldı?ı,
?? Bazı okullarda Genel Kurul toplantı yeter sayısının olmadı?ı görülmü?tür.
4- Okul Aile Birlikleri Karar Defterlerinde;
?? Genel Kurul toplantısının yapılmasına dair karar alınmadı?ı,
?? Defterin Notere onaylatılmadı?ı noter yerine Okul müdürü tarafından onaylandı?ı,
?? Karar numaralarının her yıl de?i?iminde veya genel kurul toplantısından sonra 1 karar numarasından ba?landı?ı,
?? Genel Kurul toplantısı yapılmadan önce Denetleme Kurulu nihai raporu ve Okul Aile Birli?inin kendi dönemine ait gelir gider hesap bilançosunun yazılmadı?ı,
?? Yönetim Kurulunun Genel kurulu tarihini takip eden bir hafta içinde yapılan toplantıda Yönetim Kurulu yedek üyelerinin ve birkaç okulda Denetleme Kurulu asil ve yedek üyelerin yazılmadı?ı,
?? Denetleme Kurulu üyelerinin görev da?ılımının yapılmadı?ı,
?? Genel Kurul toplantısında hazırlanan Tahmini bütçenin yazılmadı?ı,
?? Okulun ihtiyaçları için harcama yapmadan önce karar alınmadı?ı,
?? Okulun ihtiyaçları için yapılan harcamalara ait gider faturalarının yazılmadı?ı,
?? Aylık yönetim kurulu toplantısında çıkan aya ait gelir-gider, alacak-verecek, banka hesap bakiyesi ve di?er bilgilerin karar defterine yazılmadı?ı,
?? Okul ile ilgili elde edilen bütün gelir ve giderlerin yazılmadı?ı,
?? Kantin ihalesi, kermes, Bahçe gelirleri, etkinlik vb. konuların yazılmadı?ı,
?? Karar defterine bilgisayar çıktılarının yapı?tırıldı?ı,
?? Alınan kararlarda yönetim kurulu üyelerinin imzalarının eksik oldu?u,
?? ?ye imzalarının içerisinde Okul İdaresinin imzalarının oldu?u,
?? Para çekme yetkisi için alınan kararda Okul idaresi personelinin ismi oldu?u tespit edilmi?tir.
5- Okul Aile Birli?ine ait bazı okullarda Gelen Giden Evrak Kayıt Defterinin olmadı?ı, Gelen Giden Evrak Kayıt Defteri kullanan okullarda ise İlçe Milli E?itim Müdürlü?ü tarafından onaylanmadı?ı tespit edilmi?tir.
6- Gelir Gider Defterinde;
?? Defterin İlçe Milli E?itim Müdürlü?ünce onaylanmadı?ı,
?? Okullarda gelir gider defteri tutulmadı?ı,
?? Gelir Gider Defteri Gelir hanesinde ve TEFBİS gelir çıktılarında velilerden toplanan ba?ı? ve yardımlar; sınıf-?ube adı, sınıf ö?retmeni adı, okul aile birli?i ba?kanı adı, sınıf annesi adı veya sınıftaki bir veli adına yazıldı?ı,
?? Okul Aile Birli?inin kendi dönemine ait gelir gider bilançosunun yazılmadı?ı,
?? Okul Aile Birli?ine ait elde edilen bütün gelir ve giderlerin gelir gider defterine i?lenmedi?i,
?? Devirlerin yılba?ı baz alındı?ı,
?? Okullarda ba?ı? gelirleri dı?ında (kantin kirası, kantin geliri, aktarım gelirleri, bahçe gelirleri, etkinlik ve organizasyon, salon kirası vb.)elde edilen gelirlerin gelir gider defteri ve TEFBİS??e ba?ı? olarak kayıt edildi?i,
?? Okul Aile Birli?i hesaplarında maddi imkanlardan yoksun ö?rencilerin zorunlu ihtiyaçları için harcama yapılmadı?ı,
?? Okul telefon faturaları birkaç ay biriktikten sonra toplu yatırıldı?ı tespit edilmi?tir.
7- Harcama Bilgilerinin Yer Aldı?ı Dosyada;
?? TEFBİS??den alınan gelir ve gider çıktıları ayrı ayrı dosyalanmadı?ı,
?? TEFBİS gider çıktılarına faturaların eklenmedi?i,
?? TEFBİS gelir ve gider çıktılarına Okul Müdürünün isminin yazıldı?ı,
?? TEFBİS çıktılarında veli imzası, okul aile birli?i ba?kanı imzası ve okul mührünün olmadı?ı,
?? TEFBİS gelir (ba?ı?) çıktılarının bir suretinin ö?renci velisine verilmedi?i,
?? TEFBİS Sistemine her ay düzenli olarak gelir-gider kaydı girilmedi?i ve aylık raporlarının alınmadı?ı,
?? Gelir makbuzlarının kurum mührüyle mühürlendikten sonra karar defterine kayıt edilmedi?i,
?? Gider pusulasının olmadı?ı,
?? Okul Aile Birli?ince Okula alınan demirba? malzemelerin TİF??e kayıt edilmedi?i,
?? Okul idareleri, Okul Aile birli?inin evraklarının muhafazası için okulda yer müsait ise bir oda tahsis edilmesi, de?il ise kilitlenebilir bir dolap verilmesi gerekti?i,
?? Mal ve hizmet alımları, usulüne göre olu?turulan komisyonlarca üç ki?ilik komisyon marifeti ile yapılmadı?ı görülmü?tür.
8- Okul Aile Birli?ine Banka Hesabında;
?? ??Belge kar?ılı?ı? ile alınan ba?ı?ların 5 i? günü içerisinde bankaya yatırılmadı?ı,
?? Okul Aile Birli?ine ait banka hesap dökümü aylık olarak düzenli alınmadı?ı,
?? Denetleme tarihi itibari ile bazı okulların Okul Aile Birli?i banka hesap dökümünün görülmedi?i,
?? Okul Aile Birli?ine ait banka hesaplarından Banka ?ubesi tarafından hesap i?letim ücreti ve EFT/Havale ücreti kesildi?i,
?? Okul Aile Birli?ine ait banka hesabında birkaç okulun okul idaresi tarafında para yatırılıp çekildi?i,
?? Okul Aile Birli?ine ait Banka hesabının bazı okullarda ilkokul yerine halen ilkö?retim okulu yazılı oldu?u,
?? Birli?in ??Banka Hesap dökümü = Gelir-Gider Defteri = TEFBİS? kayıtları denk tutulmadı?ı tespit edilmi?tir.
9- Okul Aile Birli?ine Ait Raporların;
?? Yönetim Kurulu tarafından üçer aylık gelir-gider raporlarının yapılmadı?ı,
?? Denetleme Kurulu, altı?ar aylık periyotlar halinde yılda en az iki defa Yönetim Kurulunun faaliyetlerini inceledi?i dönem raporu ve Genel Kurul toplantısına sundu?u nihai raporun yapılmadı?ı,
?? Gelir gider kayıtları, her dönem en az birer defa okulun ilan panosunda ve internet sayfasında duyurulmadı?ı,
?? Yönetim Kurulu, Genel Kurul toplantısında yapılması gereken Okul Aile Birli?i yıllık tahmini bütçesini okul ilan panosu ve internet sayfasında yayınlamadı?ı,
?? Yönetim Kurulu seçildi?i dönem için yıllık tahminî bütçe ve yılsonu malî raporunu (Gelir-Gider Bilançosu) hazırlamadı?ı tespit edilmi?tir.
10- Okul Kantinleri Dosyasında;
?? Okullar açılmadan önce okul kantin i?letmesinin ihaleye verilmesi ile ilgili yazıların bulunmadı?ı,
?? Muhammen bedel tespit belgesi, Kantin ihalesini kazananlara ait faaliyet raporunun olmadı?ı,(Kantin ihalesinin İlçe Milli E?itim Müdürlü?ü tarafından yapıldı?ı için evrakların İlçe Milli E?itim Müdürlü?ü Kantin ihale dosyasında bulundu?u),
?? İhale ile tutulmayan okul kantinlerinin tutanaklarının bulunmadı?ı,
?? İhale ile tutulmayan kantinlerin Okul aile birli?ince i?letilmesine dair Yönetim Kurulunca Karar Defterinde karar alınmadı?ı ve İlçe Milli E?itim Müdürlü?üne yazı ile bildirilmedi?i,
?? Kantinde çalı?an her bir personel için hazırlanması gereken dosyada;
Ustalık belgesi,
Adli sicil raporu (Sabıka kaydı),
Sa?lık raporu (Portör muayenesi),
Hijyen belgesinin bulunmadı?ı,
?? Kantin Denetleme raporlarının bulunmadı?ı,
?? Kantin dosyasında İhale ile tutulan kantin i?letmelerinin kantin kira gelirlerine ait %3 arz bedeli, %10 İl MEM. ve %10 İlçe MEM. Paylarının yatırıldı?ı banka dekontlarının olmadı?ı,
?? Birliklerce i?letilen kantin i?letmesinin Okul Aile Birli?i gelir- gider defterinden ayrı kantin i?letmesi gelir-gider defterinin olmadı?ı,
?? Birliklerce i?letilen kantin i?letmesinin kantin gelir-gider defterinde okul aile birli?i gelir- gider defterine kaydedilmesi gereken giderlerin i?lendi?i,
?? Birliklerce i?letilen kantin i?letmesinin gelir gider farkı hesaplanmasında aylık, dönemlik ve yılsonu ?eklinde farklı uygulamaların oldu?u,
?? Birliklerce i?letilen kantin i?letmelerinin gelir- gider farklarına ait %1 arz bedeli, %10 İl MEM. ve %10 İlçe MEM. Paylarının yatırılmadı?ı,
?? Bazı okullarda Birliklerce i?letilen kantin gelirlerinin Okul Aile Birli?i gelir gider defterine gelir kayıt etmedi?i,
?? Kantin elektrik ve su bedellerinin gelir gider defterine gelir kayıt edildi?i,
?? Okul kantin ihalesini kazanan bazı kantin i?letmecilerinin kantin kira taksitlerini, elektrik ve su bedellerini, arz payı, il/ilçe MEM. Paylarını yatırmadıkları,
?? Okul aile birli?i tarafından düzenlenen kantin kira sözle?mesinde bazı imzaların eksik oldu?u ve her sayfaların imzalanmadı?ı,
?? Okul aile birli?i tarafından düzenlenen kantin kira sözle?mesinde kantinde kullanılan elektrik, su ve ısınma bedellerinin nasıl ve ne kadar tahsil edilece?inin yazılmadı?ı,
?? İhale ile i?letilen kantin i?letmelerinde Kantin i?letmesini kiralayan i?letmecilerin kiralarını zamanında ödemedi?i,
?? İhale ile i?letilen kantin i?letmelerinde Kantin i?letmesini kiralayan i?letmecilerin kiralarını ödemeden kantin i?letmesin terk ettikleri, ?artnameye uymadıkları ve kalan borçlarını ödemedikleri,
?? Okul aile birli?ince i?letilen Okul kantin i?letmelerinde i?-kur personeli çalı?tırıldı?ı,
?? Kantin i?letmelerinde ö?rencilerin rahatlıkla görebilece?i yerlere fiyat tarifesinin asılmadı?ı,
?? Kantin ve benzeri yerlerin i?letilmesi halinde a?a?ıda bulunması gereken evrak ve dosyaların olmadı?ı,
Yazı?malar dosyası,
Sözle?me dosyası,
Okul Aile Birli?ince kantin ve benzeri yerlerin i?letilmesi hakkının alındı?ına ait yazı,
Kiracı ile yapılan ?artname ve sözle?meler,
Yer teslim tutana?ı,
Kantin denetim formu,
?demeler dosyası (Kiranın %6 katı teminat, arz bedeli, okul payı, il/ilçe MEM. payı ve elkt., su, ısınma bedeli ödemeleri),
?? Kira sözle?mesinde sözle?me tarihlerinin güncel olmadı?ı tespit edilmi?tir.
11- Okul Yemek İhalesi;
?? Okulda yemekhanede çalı?an personel için dosya tutulmadı?ı tespit edilmi?tir.
?? Dosya içerisinde olması gereken;
İ?letmeci tarafından 6 ayda bir yaptırılan personelin periyodik sa?lık kontrol formunun olmadı?ı,
Personelin hijyen sertifikasının olmadı?ı,
Personelin sabıka kayıtları (Adli sicil raporu) olmadı?ı,
?? Yemekhane Denetim formunun olmadı?ı,
?? Yemek numuneleri uygun saklama kabında 72 saat saklanmadı?ı tespit edilmi?tir.
12- Okul Servis Araçları İhalesi;
?? Okul servis araçları ve ?oförlerle İlgili Dosyada;
Okul servis araçları ve ?oförlerle ilgili denetim raporlarının görülmedi?i,
Personelin sabıka kayıtları (Adli sicil raporu) olmadı?ı,
Sa?lık muayenesi,
Aracın cinsine göre ehliyeti, src belgesi ve di?er belgelerin olmadı?ı tespit edilmi?tir.
?? Okullarımızın bazılarında Okul servis araçları ihalesi haricinde Okul aile birli?ince olu?turulacak komisyon tarafından sözle?me ile yapılması gereken mutabakatın ö?renci velileri ile servis ?oförleri arasında sözlü anla?ma yaptıkları görülmü?tür.
13- Tek Müdür ile idare edilen İlkokul ve Ortaokulların Okul Aile Birliklerinde;
?? Okul Aile Birli?inin banka hesabı, tefbis kayıtları ve gelir gider defterlerinin ilkokul için ayrı, ortaokul için ayrı tutulması gerekti?i,
?? Okul Aile Birli?i Genel Kurul toplantısı, Yönetim Kurulu ve karar defterinin tek oldu?u görülmü?tür.